Как организовать онлайн-конференцию

Онлайн-конференции, даже после пандемии, остаются очень популярными в современном мире. Это удобный и эффективный способ собрать людей из разных уголков мира для обмена идеями, знаниями и опытом. Благодаря онлайн-формату участники могут принимать участие в конференциях, не покидая своих офисов или домов, что делает участие более доступным и экономически эффективным.

Сегодня мы расскажем, как подготовиться к мероприятию, какие платформы использовать для проведения онлайн-конференций и в чем преимущества каждой.

Определитесь с площадкой. Выбор платформы для конференции в режиме онлайн зависит от формата мероприятия. Если подразумевается общение с ведущими или спикерами, например, вы устраиваете митап, тренинг или хакатон, то лучше отдать предпочтение сервисам, где все пользователи могут включиться в дискуссию:

Ищете программное обеспечение с интуитивным интерфейсом? Proficonf поставил позитивный пользовательский опыт во главу угла, и сделал все настолько простым, что ни у кого не возникнет вопросов, как подключиться к конференции.
Плюсы:

• настройка персональных комнат-переговорных
• работа даже при плохом интернет-соединении
• до 250 участников одновременно
• неограниченная длительность конференции и автозапись эфира
• до 5 Гб облачного хранилища

Минусы:

• бесплатный аккаунт позволяет проводить конференции всего на 5 участников, тариф Premium обойдется уже в 25$ в месяц.

Этот провайдер на слуху у многих, и неслучайно — Zoom качественно предоставляет набор базовых инструментов для онлайн-конференций.

Плюсы:
Если планируете записать онлайн-конференцию в Zoom, то в бесплатной версии предлагается:

• 40 минут эфирного времени
• 40 минут записи экрана локально на устройстве
• одновременное участие до 100 слушателей
• оперативная служба техподдержки

Минусы:

• отсутствует облачное хранилище
• необходимо загрузить ПО для пользования всеми функциями

Платная версия стоит всего 14.99$, и ее главное преимущество — отмена 40-минутного ограничения на трансляцию. Достаточно небольшое вложение для комфорта слушателей.

Ключевое преимущество этого провайдера в том, что его мощные сервера позволяют проводить конференции хоть на 500 человек без потери качества звука и изображения. Сервис Cisco пользуется большой популярностью на Западе и уже давно присутствует в инструментарии международных корпораций.
Плюсы:

• поддерживает абсолютно все форматы: от веб-версии до Windows, Android и iOS
• встроенный файлообменник и интеграция с CRM-системами
• отслеживание зарегистрировавшихся участников и присвоение идентификатора каждому
• приватный сеанс организатора для подготовки к выступлению
• блок Q&A и возможность разделить пользователей на закрытые переговорные

Минусы:

• бесплатных аккаунтов нет, а годовая подписка стоит от 365 тыс. рублей.

Организаторы онлайн-конференций в 2020 году открыли для себя еще один инновационный сервис, который пришел на замену привычным Skype, Google Hangouts и Microsoft Teams. Так как ezTalks — пока что новичок на рынке видео-собраний, отправка файлов доступна только с мобильных устройств. Разработчики обещали исправить этот недочет в ближайшем обновлении.
Плюсы:

• работает на всех платформах: в веб-версии, на Windows, Android и iOS
• до 500 пользователей одновременно
• можно создать рассылку с напоминанием о встрече и повестке дня
• служба поддержки отвечает по телефону, в livechat и по электронной почте

Минусы:

• отсутствует пробный период, а за полный функционал придется выкладывать 250$ ежемесячно

Другой случай — когда по сценарию онлайн-конференции интерактив с аудиторией не нужен. Форматы с односторонней коммуникацией вроде презентации продукта, панельной сессии и мастер-класса транслируются на специальных стримингах, где не все пользователи имеют доступ к микрофону, но могут задать свой вопрос в чате:

Мессенджер с голосовым сопровождением разрабатывался с прицелом на геймеров, но корпоративным клиентам там тоже нашлось место. Администрация известного сервиса объявила, что из-за пандемии увеличивает число участников трансляций Go Live с 10 до 50 человек, предоставив еще больше возможностей для удаленной работы команд.
Плюсы:

• работает на всех платформах: в веб-версии, на Linux, Windows, Android и iOS
• подключается демонстрация экрана
• можно делиться файлами с другими участниками трансляции
• есть техподдержка на случай, если возникнут проблемы с подключением

Минусы:

• не поддерживается запись беседы.

Создатели соцсети не отстают от глобальных трендов и тоже создали приложение для видеосвязи. Большую конференцию в Facebook Messenger не провести, но для собрания на 50 человек оно вполне подойдет. Разве что после подключения седьмого участника на экране будет виден только текущий спикер.
Плюсы:

• работает на всех платформах: в веб-версии, на Windows, Android и iOS
• можно подключить демонстрацию экрана или показать видеоролик
• файлы с конференции отправляются другим участникам прямо в чат

Минусы:

• не поддерживается запись беседы
• нет службы техподдержки

Часто организаторы онлайн-конференции хотят увеличить просмотры эфира за счет органических охватов и аудитории собственных социальных сетей. Если у вас активное сообщество, то отличной идеей будет вести трансляцию на страницу бренда при помощи инструментов VK Live, Facebook Live, Instagram IGTV и YouTube LiveStream.

Бывает и обратная ситуация, когда на бизнес-конференции в формате онлайн требуется создать закрытый канал с доступом по электронным билетам. В таком случае обратитесь к сервисам Boomstream и Facecast: они подключают пользователей к эфиру только после авторизации по IP-адресу сети, так что подойдут даже для показа конфиденциального контента. Дополнительно организатор может сохранить код плеера и разместить у себя на сайте.

Выберите, как провести конференцию. В формате прямого эфира не получится незаметно устранить неточность спикера или вырезать неудачный дубль. Поэтому многие организаторы предпочитают заранее записывать видео, монтировать и вручную запускать трансляцию. Интерактива со зрителем не получится, но можно создать впечатление, как будто видео снято в режиме реального времени.

Ограничьте тайминг. Поставьте себя на место пользователя: сможете ли вы два часа просидеть за компьютером в полной концентрации? Наврядли. Спикерам на лучших онлайн-конференциях 2020 вроде TedX, U Skillz и Go Global дают на выступление около 20 минут, и как правило этого хватает, чтобы построить увлекательный сторителлинг.

Важное замечание: не старайтесь вместить всех спикеров в один день конференции. Если вы получили больше заявок на выступление, чем ожидали, лучше разделить ивент на несколько тематических блоков.

Редкая конференция в режиме онлайн обходится без модератора. Он помогает спикерам следить за временем, направляет дискуссию и озвучивает вопросы от слушателей.

Расскажите о мероприятии. Проанонсируйте онлайн-конференцию в соцсетях и на сайте компании. Не забудьте выложить сценарий мероприятия и привлечь аудиторию интересными спикерами. Если в вашем распоряжении есть «теплая» клиентская база, сверстайте и запустите email-рассылку — в этом вам помогут конструкторы Sendpulse, Unisender, Mailchimp, для пользования которыми не нужно знать языки программирования или владеть графическими редакторами.

Откройте регистрацию. Помещая форму для регистрации на сайт или посадочную страницу ивента, вам следует получить согласие от участников на обработку персональных данных. Этот этап можно пропустить, если воспользоваться сервисами TicketClouds или TimePad. Их агентская комиссия варьируется от 1% до 10% в зависимости от цены билета, но некоммерческим мероприятиям они предоставляют свои услуги бесплатно.

Объясните зрителям и спикерам, как подключиться к онлайн-конференции. За день до мероприятия пришлите зарегистрировавшимся участникам напоминание об ивенте и подробную инструкцию, как включить трансляцию. Не будет лишним раздел с часто задаваемыми вопросами: как решить неполадки со звуком, настроить динамики и микрофон.

Проведите тестовый эфир со спикерами за час-два до старта мероприятия. Лучше несколько раз отрепетировать, чем переносить конференцию и в ужасе решать проблемы со службой техподдержки.

Поддерживайте контакт со зрителями. Делитесь ключевыми тезисами спикеров в чате, отправляйте иллюстрации, инфографику и дополнительные ссылки. В перерыве можно устроить розыгрыш призов от партнеров или запустить конкурс по фирменному хэштегу.

После онлайн-конференции будет полезно отправить участникам и зрителям анкеты и собрать обратную связь, чтобы сделать следующий ивент еще лучше и профессиональнее.

Внимание зрителей — тоже ресурс, который можно монетизировать. Из-за пандемии event-рынок значительно просел, поэтому многие бренды объединяются в тандемы, чтобы «держать марку» своих мероприятий даже в условиях ограниченных бюджетов. Например, музыкальный фестиваль Alfa Future People живет независимой от «Альфа Банка» жизнью и поощряет рекламные интеграции других компаний: от авиаперевозчиков до операторов связи.

Для «зетов» смартфон — это пульт управления реальностью. Если не хотите потерять огромную часть аудитории в возрасте 20-25 лет, позаботьтесь о диджитал-экосистеме мероприятия. Это может быть приложение с расписанием выступлений, чат-бот, который зарегистрирует участников в два клика, или просто забавный стикерпак в Telegram. Тогда «поколение большого пальца» непременно поставит вам лайк.

Большую популярность получают ивенты, предполагающие активное участие аудитории, где спикер и зритель меняются местами — так называемые анти-конференции. В цифровой век, когда все можно найти в Интернете, балом правят впечатления и то, что помогает сделать их более осязаемыми: свет, звук, виртуальная реальность. Технология Duo Screen позволяет добиться того самого эффекта иммерсивности, как будто ты на съемках ТВ-шоу.

Организация мероприятия — больше не про сценарий и контент, а про планирование впечатлений у участников. Любые события, в том числе деловые, должны пробуждать эмоции.

Когда ставки высоки, а от исхода мероприятия зависит успех компании, из всех вариантов, где можно провести онлайн-конференцию, выбирают студию с технологией Duo Screen. LED-экраны расположены таким образом, что обеспечивают общение спикера с аудиторией в live-формате, как если бы зрители находились в зрительском зале напротив.

Именно поэтому для выступлений топ-менеджеров компаний, записи прямых линий с руководителями, презентации годовых отчетов и бизнес-форумов — иными словами, везде, где нужно быть убедительным и не терять контакта с аудиторией, предпочитают съемки в реальном времени с профессиональным продакшеном.

Мы мыслим кинематографически и понимаем, что аудиторию уже не увлечь часовым видеопотоком с одной камеры. Для комплексного проведения мероприятия студия Duo Screen подключает целую команду видеосвязи: оператора, который ведет многоракурсную съемку спикера в качестве Full HD, модератора Zoom-сессии, звукорежиссера и инженера по свету.

«Росатом», «Тотальный диктант», Skolkovo HR Club и Synergy Global Forum уже доверили нам успех своих мероприятий. Вы тоже можете войти в число наших партнеров: оставьте свои контакты для связи с менеджером.