Научная сессия: как проводили онлайн-конференцию в стенах Российской академии наук

Развитие атомной промышленности – дело нешуточное. Поэтому даже пандемия не должна помешать проведению традиционной научной сессии Общего собрания членов РАН. Но без корректив 2020-го года не обошлось: впервые традиционная сессия прошла в непривычном для участников формате – онлайн. Организовать трансляцию на высшем уровне помогли специалисты команды «Актуальные коммуникации». О том, как проходила научная сессия, рассказывает Аршак Аракелян – один из учредителей компании.

«Научная сессия – это ежегодная конференция академиков, которая по традиции проходит в стенах РАН, – рассказывает Аршак. – В 2020 году собрать всех участников вместе в одном зале не получилось. Причины понятны: коронавирус перекроил все привычные форматы мероприятий. Но специалисты быстро сориентировались и превратили зал академии наук в большую студию для онлайн-трансляции».

Мероприятие проходило в гибридном формате: участники по очереди выступали со своими докладами, часть зрителей находилась в зале, а все остальные смотрели конференцию онлайн. Поэтому реальная аудитория научной сессии в этот раз была в разы больше вместительной возможности зала: конференция транслировалась в сообществе «Карьера в Росатоме» ВКонтакте, а также на сайтах Homo Science и «Научная Россия». Благодаря этому охваты зрителей выросли в тысячи раз. Например, одна только трансляция в социальной сети собрала почти 300 000 просмотров.

Проводить онлайн-мероприятия на заранее подготовленной и оборудованной площадке всегда проще. Но если заказчик по каким-то причинам не может сам приехать в студию Duo Screen, наши специалисты готовы организовать мероприятие на его территории.

В этот раз главная задача команды заключалась в том, чтобы обеспечить качественную онлайн-трансляцию и не нарушать многолетние традиции проведения научной сессии. Поэтому техническое оборудование было перевезено на территорию академии. В зале разместили:

• экран площадью более 100 м²;
  
• 4К камеры;
  
• 8-ядерный сервер;
  
• микшеры;
  
• ретрансляторы.

Все это помогло обеспечить качественную и бесперебойную трансляцию.

«Мы смонтировали оборудование за три дня до начала мероприятия, – рассказывает Аршак. – Для этого было задействовано около 20 человек. Не удивительно, ведь экран, на котором велась трансляция, весил 4 тонны! И во время сессии под этой махиной находились люди. Но их безопасность была под нашим надежным контролем, ведь мы заложили запас прочности, который в несколько раз превышал реальные нагрузки. Весь процесс монтажа уже был отработан нашей командой годами на разных площадках, поэтому трудностей не возникло».

Именно на большом экране, размещенном за участниками, была завязана вся конференция. Благодаря ему академики смогли наглядно поделиться своими мыслями, продемонстрировать иллюстрации к своим докладам. А зрители – полностью погрузиться в презентации своих коллег.

Работая с людьми, мы всегда ставим на первое место их безопасность. Поэтому наши сотрудники периодически проходят тестирование на covid-19. Требования к эпидемиологической безопасности оставались актуальными и на научной сессии членов РАН. Чтобы получить допуск на мероприятие, вся команда от монтажников до фотографа сдала дополнительные ПЦР-тесты на коронавирус. Убедившись в отсутствии заболевания, специалисты смогли приступить к работе.

«На территории академии мы всегда находились в масках, – говорит Аршак. – Монтировать в них оборудование было неудобно, но мы прекрасно понимали свою ответственность. 2020-й год внес определенные коррективы в привычную работу, и мы смогли к ним адаптироваться».

У клиента всегда есть свои представления о том, каким должно быть его мероприятие. Но нужно быть готовым к тому, что свои условия могут возникнуть и у технической команды. И их нужно соблюдать, чтобы выполнить поставленную задачу.

«Конечно, определенные требования были и с нашей стороны, – рассказывает собеседник. – Но они касались, в основном, технического оснащения площадки. Например, чтобы обеспечить бесперебойную трансляцию и надежную работу оборудования, нам были необходимы интернет-соединение со скоростью не менее 1гбита, два канала и электричество 75 кВт. Также в помещении, выбранном для мероприятия, должно быть около 100-150 кв. метров пространства для монтажа технической пультовой. Из этой точки происходит управление трансляцией и всем привезенным оборудованием. Все это было предоставлено академией».

Чтобы конференция прошла на высшем техническом уровне, необходимо бесперебойное взаимодействие большого количества профессионалов, у каждого из которых есть своя зона ответственности на площадке. Например, в команде Duo Screen есть:

• операторы и оператор-постановщик, которые обеспечивают выбор лучших ракурсов и смену кадров с правильной телевизионной съемкой;
  
• режиссер эфира, который собирает мероприятие в онлайне, дирижирует светом, звуком, контентом и ракурсами;
  
• видеоинженер, отвечающий за бесперебойную работу оборудования, воспроизводящего видео и обеспечивающего запись трансляции;
  
• оператор контента, который занимается подготовкой и выводом нужных слайдов, видео и эффектов в эфир;
  
• технический директор, отвечающий за то, чтобы команда правильно подготовилась к мероприятию, разместилась на гостевой территории и собрала временную студию;
  
• технический персонал, в задачи которого входит монтаж и демонтаж оборудования.
  

Слаженная работа всех участников процесса позволяет решать любые задачи, в том числе - проведение восьмичасовой трансляции, которая также осталась в записи для просмотра после окончания эфира.

Научная сессия РАН прошла без накладок и технических сбоев. Вся команда операторов, звукорежиссеров и технических специалистов выполнила свою работу на 100%. А копилка мероприятий, организованных командой «Актуальные коммуникации», пополнилась еще одним успешным кейсом.

«Гибридные мероприятия, совмещающие онлайн и оффлайн-форматы, становятся все более популярными, – говорит Аршак. – Они не потеряют актуальности даже после окончания пандемии. Ведь зрительные залы всегда ограничены определенным числом мест. А онлайн-формат позволяет вам в разы расширять аудиторию. Новые технологии помогут добиться максимальной вовлеченности и эффекта присутствия».

Провести такое мероприятие вы можете в оборудованной студии Duo Screen, которая находится в здании бизнес-центра «Платформа» на Спартаковском переулке. Но если организовать конференцию, презентацию или любой другой онлайн-ивент нужно на вашей территории, наша команда всегда готова приехать на вашу локацию. Чтобы оценить весь масштаб профессиональной организации онлайн-мероприятий, оставляйте заявку ниже, и специалист компании свяжется с вами в ближайшее время!